Interne communicatie verbeteren

Wilt u de interne communicatie verbeteren? Start met een communicatieplan!

Vorige week bespraken we de basis van interne communicatie. Deze week willen we dit begrip verder uitdiepen. Aan de hand van dit artikel kun je uiteindelijk de interne communicatie binnen jouw organisatie, team of relatie verbeteren.

Waar slechte interne communicatie toe kan leiden

Slechte interne communicatie kan veel invloed hebben in jouw (professionele) relaties, team prestaties of gewoonweg voor de hele organisatie. Slechte interne communicatie kan leiden tot een sfeer van wantrouwen. Zo kunnen er geruchten ontstaan waardoor medewerkers zich minder verantwoordelijk voelen voor hun prestaties. Slechte interne communicatie kan ook leiden tot een besluiteloos tussenmanagement omdat zij niet meer weten wat er op de werkvloer speelt. Zo wordt het signaleren van onrust en hier op in spelen moeilijk.

Kenmerken van slechte interne communicatie

Om de interne communicatie te verbeteren moeten we eerst weten de kenmerken van interne communicatie zijn. Waarschijnlijk heb je zelf tal van voorbeelden (deel deze vooral in de comments), maar wij sommen er graag zelf een aantal op:

  • Conflicten tussen werknemers door gebrek aan communicatie.
  • Gelanceerde plannen worden langzaam teruggekoppeld van de werkvloer naar de leiding.
  • Medewerkers zijn niet bereid te veranderen. Noch willen zij niet met elkaar samenwerken.
  • Gemeenschappelijke vertrekpunten zijn niet duidelijk.
  • Er worden veel inefficiënte vergaderingen gehouden.
  • Informatie wordt niet geselecteerd voorafgaand op de verspreiding. Waaroor belangrijke berichten niet opvallen.

Start telkens met een communicatieplan

Nu je weet waartoe slechte interne communicatie kan leiden en wat de kenmerken hiervan zijn, kun je hier ook iets aan doen. Ons inziens bevat elk project binnen de organisatie met een communicatieplan. In dit plan staan de belangrijkste doelstellingen van het project vertaalt in actiepunten betreffende de communicatie. Zo wordt interne communicatie een strategisch middel waarmee je medewerkers planmatig informeert. Dit geldt zeker bij veranderingstrajecten zo, maar in feite is het ten alle tijden belangrijk voor een organisatie.

Tips voor interne communicatie of het communicatieplan

Tot slot willen we jullie nog een aantal tips meegeven voor het verbeteren van de interne communicatie binnen jouw organisatie.

  • Laat managers of het middenkader mee beslissen over het hoe, wat en wanneer betreffende de communicatie. Zij vertegenwoordigen een belangrijke rol bij het overbrengen van de boodschap.
  • Hiermee verbonden is het zorgen van duidelijke en heldere taken en verantwoordelijkheden. Zo weet iedereen precies wat er van hem/haar wordt verwacht.
  • Interne communicatie moet worden ingebakken in de cultuur van de organisatie. Zo wordt het altijd, consequent en adequaat toegepast.
  • Zorg dat de communicatie in alle richtingen mogelijk is. Top-down van directie naar het personeel, bottum-up van het personeel naar de directie, horizontaal tussen de werknemers en diagonaal tussen de verschillende afdelingen.
  • Denk goed na over welk medium het meest geschikt is om de betreffende informatie over te brengen. Denk hierbij ook aan nieuwe media zoals sociale media, intranet en/of tools die de interne communicatie verbeteren. ( zineinc.com/nl) Maar laat veel interne communicatie ook schriftelijke gebeuren.
  • Communiceer continu. Onder andere door zelf het goede voorbeeld te geven.
  • Stem informatie af op de (interne) doelgroep.
  • Meer informatie is niet altijd beter (overload)
  • Slecht nieuws vergt een aparte aanpak. Een slechtnieuwsgesprek voeren kent zelfs een eigen methodiek.
  • Waardeer het koffiepraat moment. Dit informele gesprek is van onschatbare waarde en zou eigenlijk een ‘verplicht’ iets moeten zijn voor bijvoorbeeld HR professionals

Heb jij nog tips voor het verbeteren van interne communicatie? Gebruikt jouw organisatie een communicatieplan bij projecten? Welke voorbeelden van kenmerken voor slechte interne communicatie heb jij nog? Laat je reactie hieronder achter!

Bent u op zoek naar een online tool dat helpt bij de interne communicatie en het onderling samenwerken verbetert aan de hand van levenslang leren? Laat Transparant Management u dan helpen en neem vandaag nog contact op!